Einladung zum Vorstellungsgespräch schreiben und beantworten

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein wichtiges Erfolgserlebnis für Sie. Der ausschreibenden Institution sagt Ihr individuelles Profil zu. Sie sollten sich darüber freuen und Ihren Gefühlen freien Lauf lassen, einer festen Stelle, einem Ausbildungsplatz oder einer Stipendienzusage näher gekommen zu sein. Sie können aber nicht nur zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, sondern auch zu einem Assessment-Center, zum Probearbeiten, zu einem Kennenlerngespräch oder zu einem Auswahltag. In diesem Artikel erfahren, wie Sie Einladungsschreiben schreiben und wie Sie darauf reagieren sollten.

Muster für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch

Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch können Sie zu sehr unterschiedlichen Zeitpunkten erhalten. Bei einigen Arbeitgebern erhalten Sie manchmal schon am Tag des Bewerbungseinganges ein Einladungsschreiben oder einen Einladungsanruf, vor allem bei Aushilfsstellen ist dies häufig der Fall. Von anderen Arbeitgebern dagegen hören und lesen Sie wochen- oder monatelang nichts, bevor Sie völlig überraschend doch noch eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch oder Assessment-Center erhalten.

Mit einer Einladung per Post oder E-Mail haben Sie auch gleich einen schriftlichen Nachweis, den Sie sich gut wegheften sollten. Wenn Sie telefonisch zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, dann müssen Sie spontan auf die Terminvorschläge reagieren können.

„Ein griffbereiter Ordner mit einer übersichtlichen Darstellung der laufenden Bewerbungsverfahren ist das Fundament für eine perfekte Organisation.“

Daher ist es ratsam, Ihre aktuellen Bewerbungsverfahren übersichtlich in einem Ordner mit den wichtigsten Informationen festzuhalten. Darüber hinaus sollten Sie über Ihre wichtigen Termine beruflicher und privater Natur in der näheren Zukunft einen guten Überblick haben. So können Sie dann auch spontan Terminüberschneidungen erkennen.

Schlussendlich ist es hilfreich, wenn Sie sich im Voraus die wichtigsten Fragen zur Organisation eines Vorstellungsgespräches notieren, die Sie sonst im Ernstfall vergessen könnten. Dazu zählen zum Beispiel Fragen zur genauen Adresse, zum Anfahrtsweg, zu den Ansprechpartnern, zur Dauer des Vorstellungsgespräches, zu den notwendigen Dokumenten usw. Je mehr Fragen Sie vorher klären können, desto entspannter sind Sie bei der Vorbereitung.

In den schriftlichen Einladungsschreiben sind die notwendigen Informationen in der Regel enthalten. Dabei sind die Einladungen kurz und förmlich gehalten. Aus dem Text können Sie nicht erkennen, wie gut Sie im Vergleich zu anderen Bewerbern bisher bewertet wurden. Die wichtigsten Informationen in der Einladung sind natürlich der Zeitpunkt und der Ort für das Vorstellungsgespräch. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Anreise planen.

Außerdem werden Ihnen oftmals auch Ansprechpartner, die Sie bei offenen Fragen kontaktieren können, und Hinweise zur Organisation genannt. Am Ende des Einladungsschreibens werden Sie dann um eine Terminbestätigung gebeten, so dass der Arbeitgeber Sie fest einplanen kann.

Dementsprechend sehen die Einladungen zum Vorstellungsgespräch häufig ähnlich aus:

„Sehr geehrte Frau Schulz,

für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle sowie für ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bedanken wir uns recht herzlich.

Da Sie uns mit Ihren Bewerbungsunterlagen überzeugt haben, möchten wir Sie gerne persönlich kennenlernen. Daher schlagen wir für ein Vorstellungsgespräch bei uns den 15.07 um 10 Uhr vor. Am Empfang unserer Unternehmenszentrale melden Sie sich bitte kurz vor dem Gesprächstermin an.

Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie diesen Gesprächstermin wahrnehmen können. Wenn Sie diesen Gesprächstermin nicht wahrnehmen können, nehmen Sie bitte so schnell wie möglich mit uns Kontakt auf, um alternative Gesprächstermine zu vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen“

Es kann aber auch sein, dass Sie mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch aufgefordert werden, sich telefonisch beim Arbeitgeber zwecks einer Terminabsprache zu melden. Dann sollten Sie mehrere freie Termine vorschlagen, da der Arbeitgeber das Bewerbungsverfahren meistens in einem zeitlichen begrenzten Rahmen durchführt.

„Antworten Sie auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch immer so schnell wie möglich.“

Bei einem selbst gewählten Vorstellungstermin sollten Sie beachten, dass Sie an diesem Tag keine weiteren Termine und möglichst viel freie Zeit haben. Denn so können Sie sich voll auf das Vorstellungsgespräch konzentrieren. Wenn Sie weit entfernt vom Arbeitgeber weg wohnen, dann müssen Sie auch bedenken, ob die Anreise und Abreise an einem Tag möglich oder ob eine Übernachtung notwendig ist.

Bestätigung der Einladung zum Vorstellungsgespräch

Egal ob Sie den Termin zum Vorstellungsgespräch absagen, bestätigen oder verschieben, können Sie dies telefonisch oder schriftlich per E-Mail bzw. per Post durchführen. Bei einem Telefongespräch haben Sie den Vorteil, dass Sie einen ersten Eindruck von Ansprechpartnern gewinnen und unter Umständen weitere wichtige Informationen erhalten.

Die schriftliche Bestätigung der Einladung zum Vorstellungsgespräch muss nicht lang sein, wenn für Sie alle Fragen zur Organisation des Vorstellungsgespräches geklärt sind. Die Bestätigung dient dem Arbeitgeber dazu, Sie fest einzuplanen. Folgendermaßen könnte eine schriftliche Bestätigung aussehen:

„Sehr geehrte Frau Schulz,

herzlichen Dank für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen, worüber ich mich sehr freue. Gerne überzeuge ich Sie dabei von meiner Eignung für die ausgeschriebene Stelle. Deshalb bestätige ich Ihnen den vorgeschlagenen Termin am 15.07 um 10 Uhr.

Mit freundlichen Grüßen“

Absage des Gesprächstermins

Da Sie sich im Normalfall bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig bewerben, um Ihre Einstellungschancen zu erhöhen, können die Einladungen zu Vorstellungsgesprächen zu den unterschiedlichsten Zeitpunkten eintreffen. So können Sie sich beispielsweise schon gegen einen Arbeitgeber entschieden haben, weil Sie wochenlang keine Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung erhalten haben.

Oder Sie haben schon einen Arbeitsvertrag bei einem anderen Arbeitgeber unterschrieben, sodass ein weiteres Einladungsschreiben zu spät für Sie ankommt. Dann teilen Sie dem jeweiligen Arbeitgeber Ihre Nicht-Teilnahme so schnell wie möglich mit. Denn es ist wichtig, dass Sie auch bei einer Absage einen guten Eindruck hinterlassen, denn vielleicht gibt es zu einem späteren Zeitpunkt noch die Möglichkeit zur Zusammenarbeit.

Folgendermaßen könnte Ihre schriftliche Absage aussehen:

„Sehr geehrte Frau Schulz,

vielen Dank für das Vertrauen in meine Person und die Einladung zum Vorstellungsgespräch am 15.07 um 10 Uhr. Darüber habe ich mich sehr gefreut, da die ausgeschriebene Stelle mir zusagt. Aber leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich mich mittlerweile für ein ideales Arbeitsangebot von einem anderen Arbeitgeber entschieden habe. Daher werde ich den vorgeschlagenen Gesprächstermin nicht wahrnehmen.

Ich wünsche Ihnen, dass Sie bald den passenden Mitarbeiter finden werden.

Mit freundlichen Grüßen“

Gesprächstermin verschieben

Gerade wenn Sie berufstätig sind oder sich in einem Ausbildungsverhältnis befinden, ist es nicht immer so leicht, dem vorgeschlagenen Gesprächstermin zuzustimmen. Außerdem können Sie auch mehrere Einladungen von verschiedenen Arbeitgebern erhalten, sodass Sie abwägen müssen, ob Sie alle Vorstellungsgespräche wahrnehmen wollen bzw. welche Vorstellungsgespräche Ihnen am wichtigsten sind. Um eine Terminverschiebung bitten Sie am besten telefonisch oder schriftlich per E-Mail.

Es ist nicht unbedingt notwendig, eine Begründung für Ihre Terminverschiebung anzugeben, aber wenn es einen sachlichen Grund gibt, dann können Sie ihn selbstverständlich nennen. Denn für den Arbeitgeber bedeutet die Organisation von Vorstellungsgesprächen einen hohen Aufwand, vor allem was die Abstimmung zwischen den Gesprächsteilnehmern angeht.

„Schlagen Sie bei einer Bitte um Terminverschiebung gleichzeitig immer alternative Gesprächstermine vor.“

Daher sollten Sie erst mal überprüfen, mit welchen Maßnahmen Sie den Gesprächstermin vielleicht doch wahrnehmen könnten. Wenn Sie um eine Verschiebung des Gesprächstermins bitten, dann schlagen Sie auch alternative Termine vor und nennen Sie Ihre weiteren „geblockten“ Termine oder Zeiten.

Folgendermaßen können Sie um eine Terminverschiebung bitten:

„Sehr geehrte Frau Schulz,

für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch am 15.07 um 10 Uhr bedanke ich mich recht herzlich. Es freut mich, dass Sie mein Leistungsprofil anspricht, denn XYZ ist mein bevorzugter Arbeitgeber.

Leider habe ich am 15.07 einen wichtigen beruflichen Termin, der sich nicht verschieben lässt. Deshalb ist eine Verschiebung des Gesprächstermins notwendig: am 16.07 und 18.07 wäre ich uneingeschränkt verfügbar.

Wenn Ihnen diese Gesprächstermine nicht zusagen, dann bitte ich Sie um einen telefonischen Rückruf, um gemeinsam einen Gesprächstermin abzustimmen.

Mit freundlichen Grüßen“

Fazit zur Einladung zum Vorstellungsgespräch

Wenn Sie selbst Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch anfertigen, dann nennen Sie alle wichtigen Fakten, die die Bewerber zur Anreise und zur Organisation wissen müssen. Wenn Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten, dann reagieren Sie so schnell wie möglich: mit einer Zusage, Absage oder Terminverschiebung.